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¿Cómo diseñar flujos de trabajos más eficaces?

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas fijas que se realizan para lograr un objetivo común deseado. Los flujos de trabajo automatizan pasos específicos o un proceso de negocio completo para alinear y proporcionar una guía para la realización de trabajo, aumentar la productividad y eliminar las tareas repetitivas.

Para diseñar flujos de trabajo más eficientes para tus procesos y ayudarte a aprovechar al máximo su capacidad en tu negocio, te presentamos los siguientes consejos y mejores prácticas:

1. Identifica todas las tareas que componen tu proceso

Toma nota de los procesos actuales, identifica los flujos de trabajo que se utilizan actualmente en el negocio y analiza con los propietarios de los procesos los problemas que enfrentan o que encuentran en las prácticas actuales.

2. Establece el orden de cada paso

Registra todas las actividades involucradas en tu flujo de trabajo y define la relación entre ellas, incluidos los pasos que puedan necesitar revisión o aprobación. Recuerda indicar la secuencia de las tareas y si éstas dependen unas de otras, o si se pueden completar al mismo tiempo.

3. Documenta a todas las personas involucradas

Define quiénes son los encargados de cada tarea del flujo de trabajo, especialmente las personas responsables de las aprobaciones y revisiones, ya que aquí es donde los procesos tienden a atascarse.

4. Define los entregables

Identifica cuáles son los entregables de tu proceso: documentos, resultados deseados, materiales de diseño o activos. Hacerlo te permitirá optimizar el proceso para entregar éstos elementos de manera más rápida y eficiente.

5. Crea un diagrama visual

Realiza un diagrama de flujo básico que documente cada paso del proceso. Crea puntos de inicio y finalización claros para que sepas cómo debe comenzar el proceso y qué debe completarse para finalizarlo. Incluye los puntos de revisión o aprobación necesarios de las partes interesadas, así como puntos de decisión específicos.

6. Utiliza subflujos de trabajo

Cuando sea posible, divide los flujos de trabajo en subflujos. El uso de flujos de trabajo más pequeños y más fáciles de comprender y completar dan como resultado una mayor eficiencia, realización de pruebas más rápidas y un mejor rendimiento general del flujo de trabajo.

7. Incorpora la automatización siempre que sea posible

Una vez que hayas creado todos los componentes principales de tu flujo de trabajo, intenta incorporar la mayor cantidad de automatización posible para simplificar el proceso, eliminar las tareas manuales repetitivas, impulsar la colaboración, transparencia y visibilidad.

8. Prueba tu flujo de trabajo

Implementa el nuevo flujo probándolo con todos los miembros del equipo y las partes interesadas involucradas en el proceso. Anima a todos a que brinden comentarios y toma nota de cualquier problema o cuello de botella que se produzca para ayudarte a descubrir qué funciona y qué no.

9. Capacita a los equipos

Una vez que hayas completado las pruebas iniciales y realizado las mejoras necesarias, implementa un programa de capacitación que guíe a tu equipo a través del diagrama visual. También revisa la participación requerida de cada miembro y parte interesada.

10. Implementa el flujo de trabajo

Comienza implementando el nuevo flujo de trabajo en un equipo pequeño para demostrar los beneficios y empezar con el proceso de cambio gradual. Luego, una vez alcanzado un nivel apropiado de madurez, aprovecha el flujo de trabajo en toda la organización según corresponda.

11. Realiza mejoras a tu flujo de trabajo

A medida que diseñas, editas, utilizas e implementas tu flujo de trabajo, busca oportunidades para realizar mejoras en los procesos y perfeccionar los pasos tanto como sea posible para que sean más simples. Recuerda mantener una estructura clara para que puedas identificar y solucionar fácilmente cualquier problema que pueda surgir.

12. Usa la herramienta correcta

Aprovecha una herramienta de gestión del flujo de trabajo ya que permite a tu equipo crear, implementar y completar todo tipo de proceso de negocio con facilidad y autonomía. Nuestro Director de Proyectos, José Ayala usa Microsoft Project para controlar y seguir los pasos establecidos, eliminando tareas repetitivas y liberando el tiempo valioso para actividades más productivas.

Esperamos que este artículo te haya dado una referencia sobre los flujos de trabajo y recuerda que todos los flujos de trabajo deben ser flexibles y se deben ir adaptando a tus necesidades. La característica más importante que debe cumplir un flujo de trabajo es generar la tan buscada sinergia empresarial. Un flujo de trabajo eficiente se traduce en una empresa eficiente.

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