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Gestión de Compras con JD Edwards EnterpriseOne 9.2

El sistema de Compras de JD Edwards abarca una diversa gama de actividades para:

– Reabastecer el inventario.

– Adquirir materiales para la realización de proyectos.

– Cargar los bienes y servicios comprados a departamentos, trabajos o unidades de negocios específicas.

La actividad de compras abarca desde el registro de órdenes hasta el pago real de los bienes y servicios que se reciben. Planea cuidadosamente el ciclo a través del cual quieras procesar las órdenes y configurar el sistema de Compras conforme a las mismas. La configuración incluye tipos de órdenes.

 

Compras: La ventaja competitiva

En la siguiente lista se indican ejemplos de los problemas comunes que se presentan en el proceso de compras, la acción que permitirá solucionar el problema individual y el rendimiento sobre la inversión.

– Varias órdenes de compra de un proveedor
La mesa de trabajo de órdenes de compra agiliza el proceso de compras y lo canaliza a un punto central. Se reduce el número de órdenes de compra creadas así como el tiempo de procesamiento relacionado con dichas órdenes. El sistema reduce los costos de procesamiento y la duplicación de esfuerzos en todos los departamentos, entre ellos, compras, recepción y cuentas por pagar.

– Las cantidades recibidas exceden las cantidades de la orden de compra
Las reglas de tolerancia le permiten especificar la cantidad o porcentaje real superior a la cantidad especificada en la orden de compra y que puede recibir. Puede fijar la regla de tolerancia por artículo, código de categoría de artículo o compañía. Las reglas de tolerancia reducen el tiempo dedicado a la obtención de aprobaciones de los compradores con el fin de recibir los embarques excesivos.

– Procesos manuales para solicitud de cotizaciones
El sistema permite que las solicitudes de cotización de varios artículos sean presentadas a varios proveedores. Una vez que se reciben, analizan y evalúan las respuestas a las solicitudes de cotización, éstas pueden convertirse en órdenes de compra, con lo cual se elimina la necesidad de volver a introducir la información. El sistema también le permite capturar y conservar los descuentos por volumen de compra de diferentes cantidades. El procesamiento de cotizaciones le permite dar seguimiento a la información pertinente de cada cotización en un lugar. Después puede evaluar la cotización de varios proveedores, artículos y descuentos por volumen de compra. El tiempo de procesamiento se reduce y se mejora el servicio a clientes y el tiempo de respuesta.

– Procesamiento ineficaz de requisiciones
El sistema le proporciona las herramientas necesarias para crear una requisición, generar una cotización a partir de dicha requisición y después generar una orden de compra a partir de la cotización. El número de proveedores al que puede solicitar cotizaciones es ilimitado, así como el número de artículos cotizados y el número de órdenes de compra que puede generar. El procesar todas estas tareas en línea permite mejorar la eficacia, vincular todos los documentos entre sí y auditar la información necesaria para crear órdenes de compra u órdenes de cotización.

– Unidades de medida para compras diferentes de compras de artículos almacenables o ventas
Al usar la unidad de medida de transacción junto con la unidad de medida de compras, el comprador puede comprar al precio correcto negociado para dicha unidad de medida de compra, y el departamento receptor puede recibir el artículo basado en la unidad de medida de la transacción indicado en la orden de compra. El sistema evita calcular en forma manual las cantidades correctas. Entre los beneficios se incluye un procesamiento más eficaz de las recepciones y una contabilidad más precisa de las cantidades recibidas.

– Varias rutas de aprobación necesarias
Las rutas de aprobación de las órdenes de compra y las requisiciones se definen por tipo de documento. Al especificar un tipo de documento diferente para las órdenes de compra de cada departamento, el sistema le permite configurar rutas de aprobación únicas. Es posible adaptar estas rutas a los niveles de importes y al número de personas incluidas en cada ruta. El nivel de satisfacción de los clientes mejora dado que las órdenes de compra se procesan más rápido en el sistema.

– Sistema de restricción manual de artículos
Las restricciones de artículos le permiten controlar algunos artículos específicos que compra a determinados proveedores. El campo Restricciones de artículos en las instrucciones de compra de cada proveedor le permite incluir o excluir varios artículos que puede comprar a dicho proveedor. Al automatizar este proceso, el sistema elimina el riesgo de que compre artículos que no debería comprar a un proveedor en particular.

– Seguimiento y contabilización no uniforme de los suministros de mantenimiento, reparación y operaciones
La pantalla Maestro de artículos no almacenables le permite dar seguimiento a los artículos no almacenables que se compran varias veces, tales como los artículos de mantenimiento, reparación y operaciones. La información sobre cada artículo puede incluir el número de artículo, la descripción, la unidad de medida, los costos, el tipo de línea, el número de comprador y el texto de búsqueda.
Esta información puede resumirse en informes que proporcionan un historial sobre cada artículo que se compra. Entre los beneficios del uso de la pantalla Maestro de artículos no almacenables se incluyen los siguientes:
• Base documentada de costos.
• Secuencia lógica de números de artículos.
• Búsquedas uniformes de palabras.
• Unidades de medida definidas.
• Lista de artículos por comprador responsable.

– Falta de visibilidad a medida que los artículos pasan del punto de recepción a su ubicación final
Las rutas de recepción muestran la visibilidad necesaria para dar seguimiento a los artículos desde que salen del almacén del proveedor hasta que llegan a su ubicación final en su almacén. El sistema le permite asignar artículos a varias rutas de recepción. Los pasos de la ruta de recepción son definidos por el usuario y pueden incluir la inspección, área de carga y descarga, aduana, tránsito e inventario. El sistema también le permite registrar la eliminación de artículos que no satisfacen las especificaciones en los diferentes pasos de la ruta de recepción. En cuanto a la información actualizada de artículos, el sistema le proporciona la disponibilidad de un artículo antes de llegar a su ubicación final. Este sistema de planificación de los recursos integrados de la compañía permite a los representantes del servicio a clientes visualizar la misma información para determinar la disponibilidad de los artículos destinados a la venta.

– El dinero comprometido a un presupuesto o proyecto se calcula sólo una vez al mes
El seguimiento de compromisos permite mostrar el dinero comprometido en las órdenes de compra recibidas y pendientes. El Libro mayor se usa para dar seguimiento al dinero comprometido en comparación con el dinero presupuestado. El seguimiento de compromisos le permite ser proactivo, en lugar de reactivo, al realizar una compra sobre la base de un presupuesto o un proyecto. El seguimiento de compromisos también permite a la administración tener un mejor control sobre el dinero que es
responsabilidad del departamento de compras.

– Proceso no automatizado para avisar a un comprador que se ha entregado un artículo urgente
Mediante una opción de proceso en la ruta de recepción, el sistema envía un aviso al solicitante o al comprador en cuanto se reciben los artículos. Con el aviso de recepción se cierra el círculo de información con el solicitante o comprador y se mejora el nivel de servicio a clientes en otros departamentos. Con este aviso también se reduce el tiempo de procesamiento desde la solicitud de la orden hasta la recepción física.

– Análisis tardado de proveedores
Mediante la función Administración de proveedores, es posible definir el análisis de proveedores con el fin de controlar los costos, calidad e información sobre la entrega. El sistema le permite configurar sus cálculos de análisis y el formato en el que desea verlos. El desempeño de los proveedores sobre la base de los costos, la calidad y los plazos de entrega permite tomar decisiones sensatas cuando se evalúa a los proveedores. La disponibilidad de información sobre los proveedores en todos los departamentos demuestra la total integración de la información en el sistema.