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TnGO Gestión Documental: almacena, controla y comparte documentos eficientemente

Imagina que puedas ordenar toda la documentación que genera tu negocio en tiempo real de manera automática; de eso precisamente se trata. No más papeles físicos ni digitales fuera de lugar, o guardados con varias entradas o en carpetas diferentes.

La gestión documental es la columna vertebral de un negocio. Cada acción, movimiento, contrato, pagos o entrevista genera una constancia a través de un documento. Estos documentos cada vez son más, de todos los departamentos y formatos. Algunos necesitan ser enviados, otros firmados, otros archivados y no paran de crecer.

El almacenamiento y organización de estos documentos, implementado en un sistema de gestión documental es lo más eficiente a la hora de usar la información; permite reducir costo, tiempo y aumentar la productividad.

TnGO Empresarial cuenta con el módulo TnGO Documentos para dar solución a estas necesidades. Los negocios que lo implementan logran un control y automatización de su documentación a la vez que ayudan al medio ambiente, al hacerse “paperless” o sin papeles,  ayudando así a reducir la tala de árboles, residuos y la quema de combustibles fósiles.

Estas son algunas de las ventajas y características del Módulo de Gestión Documental de TnGO:
  • Flujo de trabajo: proceso de aprobación, control y validación de documentos totalmente integrado.
  • Firma de documentos desde el mismo módulo de manera electrónica, sin necesidad de imprimir, firmar y escanear.
  • Portal para correo electrónico que crea las facturas automáticamente a partir de un documento escaneado.
  • Sistema potente de permisos, jerarquías y acceso.
  • Soporte para diversos formatos como Pdf, Excel, Word, Video, Imágenes, enlaces, entre otros.
  • Crea facturas a partir de documentos con asistencia de Inteligencia Artificial.
  • Motor de búsqueda avanzado y eficiente.
  • Integración nativa con el resto de las apps de TnGO Empresarial.

Beneficios de la gestión documental para tu empresa

La gestión documental es precisamente el conjunto de herramientas empleadas para la gestión y centralización de toda actividad y memoria de un negocio desde un solo lugar; los acuerdos que establece, estrategias, políticas, compromisos… Administra e integra la circulación de todos los estos “papeles”.

Un sistema de gestión documental centraliza toda la información del negocio, agilizando su funcionamiento. De manera automática y eficiente se lograr recuperar los documentos, enviarlos directamente, guardar todos los cambios, firmas, anexos etc.

  • Mayor eficacia. Puedes alojar toda la documentación en el mismo repositorio en diferentes formatos lo que evita la pérdida de documentos y tiempo.
  • Reducción de costos y aumento de la productividad, gracias a la automatización de las tareas manuales.
  • El acceso a la información se logra de forma más estructurada según la categorización por archivos en función de las necesidades de la empresa. El orden y la jerarquía de la documentación es el centro de la gestión.
  • Seguridad informática, porque solo podrán obtener los documentos las personas autorizadas, y es menor el riesgo de pérdida del archivo.
  • La indexación, vital para el manejo de la información, facilita el trabajo a gran escala con los sistemas de búsqueda, aplicado a la consulta y solicitud en tiempo real de la toda la información necesaria, es otro de los aspectos que solo te ahorra tiempo y te hace más eficiente.

La administración inteligente, lleva a altos estándares de eficacia entre ellos está la optimización de los equipos y su capacidad. La gestión de documentos posibilita gestionar también, el espacio de almacenamiento, programando la eliminación de archivos que han perdido vigencia para evitar la acumulación de documentos que a la larga terminen siendo obsoletos.

Por otro lado, la preservación a través del tiempo es otra posibilidad. Una vez digitalizado el documento, pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos digitales, también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que su correcto manejo y uso ayudan a que su conservación sea óptima.

Sin el uso de esta herramienta no se puede lograr la agilidad en la búsqueda de información y funciones de archivo. El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad económica del negocio.

Características generales

TnGO, entre sus aplicaciones, cuenta con una especializada en la gestión documental. El módulo de Documentos permite compartir, enviar, categorizar y archivar documentos escaneados fácilmente. También puedes generar documentos comerciales como facturas de proveedores, tareas y hojas de producto para la fabricación entre otras acciones.

TnGO Documentos facilita todo el movimiento de la empresa. El flujo de trabajo lo hace más dinámico, mediante un proceso de aprobación, control y validación totalmente integrado, con reglas de acción dirigidas a la persona adecuada en el momento preciso.

A propósito de integración, los documentos que se encuentran en este módulo se integran con otras aplicaciones de TnGO.

Realiza un seguimiento de las versiones de planes y hojas de trabajo con PLM, crea tus facturas de proveedor en un solo clic con la ayuda de nuestra IA en Contabilidad o crea tareas a partir de documentos específicos, entre otros.

Puedes firmar los documentos desde el mismo módulo de manera electrónica, sin necesidad de imprimir, firmar y escanear.

Cuenta con un portal para correo electrónico que crea las facturas automáticamente a partir de un documento escaneado o directamente desde el correo electrónico de tu proveedor

Trabaja con un alto volumen de documentación al mismo tiempo, cambiando carpetas, etiquetando, solicitando aprobaciones entre otras acciones que agilizan muchísimo el trabajo.

Transforma la gestión documental de tu empresa

Después de leer este post, ya debe quedarte claro la importancia de la gestión documental en tu empresa. En la medida que vas creciendo, se hace difícil de controlar si no cuentas con las herramientas adecuadas.

Meslex BS pone a tu disposición el módulo TnGO Documentos, que cuenta con algunas  funciones avanzadas de inteligencia artificial, categorización, etiquetado , firma electrónica y diversas opciones que harán de esto una tarea mucho más fácil.

Pero sin lugar a dudas, la integración con el resto de los módulos de TnGO Empresarial, como fabricación, ventas, CRM, facturación, entre otros, hace que sea una opción a considerar.

Si estás considerando una herramienta que te ayude con la documentación de tu negocio, habla con nosotros y te ayudamos a entender si TnGO Empresarial es o no para ti.